Behandling af personoplysninger

Formål og retsgrundlag

Roskilde Handelsskole behandler dine personoplysninger med et formål

Roskilde Handelsskole behandler dine personoplysninger til nedenstående formål:

 

• identificere dig
• identificere din(e) værge(r)
• skolen kan modtage taxametertilskud
• planlægge og gennemføre din uddannelse og undervisningsforløb, herunder din holdsætning og studierejser
• indstille dig til eksaminer og prøver
• udstede uddannelsesbeviser til dig
• dokumentere din opfyldelse af din uddannelses lærings- og kompetencemål
• indberette taxametertilskud til Undervisningsministeriet
• indberette statistiske oplysninger og opgørelser til Undervisningsministeriet og Danmarks Statistik
• overholde din ret til Statens Uddannelsestøtte (SU) eller andre ydelser, som du har ansøgt om
• eventuelt ansøge om Special Pædagogisk Støtte (SPS)
• videregivelse af fraværsoplysninger og karakterer til din eventuelle praktikvirksomhed
• administrere dit fravær og grunde til fravær, herunder eventuelt arbejdsgivers ret til refusion og fastholdelse af elever
• eventuelt til brug for refusionsordninger til din arbejdsgiver
• oplysninger om din og dine værgers adgange til og trafik i de IT-systemer, I er brugeroprettet i. Vi har som led i vores systemdrift og -vedligehold samt til forebyggelse af misbrug adgang til oplysninger om for eksempel brugertrafik og –adfærd i skolens IT-systemer. Herunder for eksempel  UDDATA+ og på skolens netværk. Det har vi adgang til for eksempel som led i forebyggelse og håndtering af snyd ved eksamen med internetadgang
• studiekort
• oplysninger om din færden ind- og ud af skolens bygninger
• videooptagelser i de områder, hvor der er kameraovervågning.
• oplysninger om betalingskort og transaktioner som led i dit eller dine forældres køb af billetter til skolens arrangementer, betaling for udskrivning eller betaling for studieture
• revision af skolens revisor
• oplysninger om opnåede kompetence- og læringsmål videregives til det faglige udvalg på dit uddannelsesområde (udstedelse af uddannelsesbeviser).
• forskellige myndigheder.
Systemrevisionsbekendtgørelsen

Som led i din uddannelse på Roskilde Handelsskole indsamler og behandler skolen personoplysninger om dig (og dine værger, hvis du er under 18 år) generelt jf. artikel 6, stk. 1, og artikel 9 i databeskyttelsesforordningen. Specifikt er der derudover hjemmel i:

 

Systemrevisionsbekendtgørelsen

• Realkompetencebekendtgørelsen for videregående voksenuddannelser (VVU) og diplomuddannelser
• Eksamensbekendtgørelsen
• Lov om gymnasiale uddannelser
• Bekendtgørelse om studie- og ordensregler i de gymnasiale uddannelser
• Erhvervsuddannelsesloven
• Bekendtgørelse om erhvervsuddannelser
• Bekendtgørelse om prøver og eksamen i de almene og studieforberedende ungdoms- og voksenuddannelser’’
• AMU-bekendtgørelsen
• SU-loven, herunder administration af særlig støtte
• Bekendtgørelse om særlige tilskud til specialpædagogisk bistand ved ungdomsuddannelser
• AGV-loven
• Bekendtgørelse om elevers og kursisters betaling for undervisningsmidler i de gymnasiale uddannelser og erhvervsuddannelserne
• Bekendtgørelse om UNI-login
• Vejledningsloven
• Bekendtgørelse af lov om arbejdsmarkedsuddannelserne m.v.
• Bekendtgørelse af lov om godtgørelse og tilskud til befordring ved deltagelse i erhvervsrettet voksen- og efteruddannelse
• Bekendtgørelse om åben uddannelse og tilskud til arbejdsmarkedsuddannelser m.v.
• Databeskyttelsesforordningen artikel 5 stk 1f) om passende tekniske eller organisatoriske foranstaltninger
• Bekendtgørelse om ændring af bekendtgørelse om erhvervsuddannelser Undervisningsmiljøloven
• Databeskyttelsesforordningens artikel 15, 16, 18 & 21 om oplysninger der behandles til statistisk og videnskabeligt formål
• Bekendtgørelse om statens regnskabsvæsen §46 og §47 om at forvalte og administrere forsvarlig (adgangskontrol, videoovervågning (herunder TV-overvågningsloven)

 

Det kræver dit samtykke

Skolen kan også behandle dine oplysninger i henhold til Databeskyttelsesforordningen artikel 6 stk 1 litra a), ifølge hvilken du skal give specifikt samtykke til skolen behandler dine personoplysninger til et eller flere formål. Det kan for eksempel være samtykke i forbindelse med:

• rejser
• billeder på hjemmeside
• nyhedsbrev
• tilmeldingsblanketter på hjemmeside
• studievejledning
• SPS-vejledning og ordblindetest
• fotografering
• profilering på systemet Garuda.

Almindelige personoplysninger
• Dine stamdata og eventuelle oplysninger om forældre/værge
• Oplysninger om arbejdsgiver
• Din ansøgning inklusiv de bilag du har medsendt
• Oplysninger om dine tilmeldinger, indskrivninger og tilknytninger til uddannelse, hold, fag, kurser og eventuel skolepraktik
• Dit skema og dine fraværsoplysninger
• Dine opnåede karakterer, kompetence- og læringsmål, certifikater og beviser
• Dokumentation for merit/godskrivning
• Dokumentation for elevnotater, herunder udstedte advarsler og individuelle handlingsplaner
• Din eventuelle uddannelsesaftale
• Din eventuelle realkompetencevurdering, herunder tidligere uddannelse og ansættelser
• statsborgerskab ved studierejser til udlandet
• Afgangsårsag når du gennemfører eller afbryder din uddannelse
• Dit brugernavn til skolens IT-systemer
• Oplysninger fra og om din pc, for eksempel IP-adresse og MAC-adresse, når du anvender skolens IT-systemer og systemer uden for skolen.
Følsomme oplysninger
• Dokumentation for ansøgning og tildeling af Special Pædagogisk Støtte (SPS)
• Helbredsoplysninger som er relevante for skolen at kende til i forbindelse med studierejser.
Oplysninger om straffedomme og lovovertrædelser

Behandles ikke.

Fortrolige oplysninger

Fortrolige oplysninger nævnes ikke i Databeskyttelsesforordningen og indgår ikke i Datatilsynets skabelon bortset fra følgende tekst:

Fortrolige oplysninger er en særlig kategori af oplysninger, der ikke nævnes udtrykkeligt i Databeskyttelsesforordningen. Det gælder for eksempel personnummer, karakterer, bedømmelser mm. Fortrolige oplysninger behandles på lige fod med følsomme personoplysninger. 

Modtagere eller kategorier af modtagere

Vi videregiver/overlader personoplysninger til

Vi videregiver eller overlader dine personoplysninger til følgende modtagere:

• SU-styrelsen
• Danmarks Statistik
• Ungdommens Uddannelsesvejledning
• Andre skoler hvis du skifter skole
• Eventuel praktikvirksomhed
• Eventuelle arbejsgivere
• Eventuelt lokale eller andre arbejdsudvalg
• Efteruddannelse.dk
• Skolens Revisor
• Easy-P
• Elevplan
• Selvbetjeningssystem (DUA = Digitale Uddannelsesaftaler) til registrering og digital underskrift af praktikelevers uddannelsesaftaler
• Ungedatabasen
• Datavarehuset
• Eksamensdatabasen
• Optagelse.dk
• US2000 (SU)
• XPRS
• Arbejdsgivernes Uddannelsesbidrag (AUB)
• NetPrøver
• UNI-login
• Viskvalitet.dk
• Viseffekt.dk
• Ordblindetesten
• System for håndtering af elevtilfredshedsundersøgelser og undervisningsmiljøvurderinger
• Rejsebureauer, fly/bus/tog-selskaber og overnatningssteder ved bestilling af studierejser.
Overførsel til modtagere i tredjelande, herunder internationale organisationer

Som led i vores behandling af dine personoplysninger, kan der ske overførsel af dine personoplysninger til lande udenfor EU eller EØS.

De personoplysninger om dig, der kan blive overført til lande udenfor EU, sker for eksempel hvis du rejser ud af EU på studierejse. I disse tilfælde skal du underskrive særligt samtykke.

Hvor dine personoplysninger stammer fra

I mange tilfælde giver du selv Roskilde Handelsskole dine personoplysninger, enten når du søger optagelse eller løbende under dit uddannelsesforløb.

• Når du søger om optagelse på en uddannelse via optagelse.dk, overføres dine personoplysninger i din ansøgning og vedhæftede bilag til skolen.
• Når du indgår en uddannelsesaftale med en praktikvirksomhed, videregiver enten du eller virksomheden de indeholdte personoplysninger til skolen.
• Hvis du overføres fra en anden skole, videregiver denne skole de nødvendige personoplysninger til Roskilde Handelsskole.
• Oplysninger om fravær, karakterer og elevnotater afgives af en skolemedarbejder (lærer/vejleder/leder).
• Oplysninger om tidligere tilmeldte/gennemførte ungdomsuddannelser kommer fra Undervisningsministeriets tværgående IT-systemer.
Sådan opbevares dine personoplysninger

Vi opbevarer dine personoplysninger i skolens lukkede IT-systemer, så længe det er nødvendigt af hensyn til skolens dokumentation af dit uddannelsesforløb, og der er et sagligt formål hertil.

De fleste oplysninger slettes senest fem år efter, du har afsluttet eller afbrudt din uddannelse på Roskilde Handelsskole, medmindre andet følger af andre juridiske bestemmelser.

Dit navn, CPR-nummer, uddannelsestilknytning, opnåede karakterer, certifikater og beviser opbevares i 30 år fra du afslutter din uddannelse.

Pas- og eventuelle helbredsoplysninger oplyst i forbindelse med studierejser, slettes efter den sidste rejse, du deltager i. 

Automatiske afgørelser

Skolen benytter ikke automatisk afgørelser.

Retten til at trække samtykke tilbage

Hvis du afgivet et særligt samtykke, har du til enhver tid ret til at trække dit samtykke tilbage. Det kan du gøre ved at kontakte os via de kontaktoplysninger, der fremgår øverst.

Hvis du vælger at trække dit samtykke tilbage, påvirker det ikke lovligheden af vores behandling af dine personoplysninger frem til tidspunktet for tilbagetrækningen. Tilbagetrækker du dit samtykke, har det derfor først virkning fra dette tidspunkt.

Ret til at se oplysninger (indsigtsret)

Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, som vi behandler om dig, samt en række yderligere oplysninger.

Ret til berigtigelse (rettelse)

Du har ret til at få rettet urigtige oplysninger om dig selv.

Ret til sletning

I særlige tilfælde har du ret til at få slettet oplysninger om dig, inden tidspunktet for vores almindelige generelle sletning indtræffer.

Ret til begrænsning af behandling

Du har i visse tilfælde ret til at få begrænset behandlingen af dine personoplysninger.

Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen, må vi fremover kun behandle oplysningerne – bortset fra opbevaring – med dit samtykke, eller med henblik på at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser.

Ret til indsigelse

Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores ellers lovlige behandling af dine personoplysninger.

Ret til at transmittere oplysninger (dataportabilitet)

Du har i visse tilfælde ret til at modtage dine personoplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format samt at få overført disse personoplysninger fra én dataansvarlig til en anden uden hindring.

Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, som du finder på www.datatilsynet.dk.